Nos Cuidados de Saúde Primários, no horário dos profissionais de saúde, está contemplado um período para a realização de reuniões que podem envolver todos ou apenas alguns dos elementos da equipa multiprofissional. No entanto, serão todas as reuniões produtivas? A efetividade e a produtividade de uma reunião dependem da clareza dos objetivos definidos para todos os participantes, da preparação com antecedência da mesma, da garantia do dinamismo durante as mesmas e da avaliação dos resultados obtidos, para garantir a melhoria contínua. Para tornar as reuniões eficazes podemos aplicar as várias etapas do ciclo PDCA. Este ciclo inicia-se com a etapa do Planeamento (Plan), que consiste na preparação da reunião propriamente dita com as seguintes tarefas: definição dos objetivos da reunião; escolha dos participantes; elaboração da agenda, com a definição da data, horário e local da reunião e organização da logística.
Segue-se o Desenvolvimento (Do) da reunião com o seu início e término de acordo com as horas previstas, independentemente do atraso de alguns participantes; esclarecimento das regras da mesma, recordando a agenda; designação de um participante para redigir a ata da reunião, bem como definição de prazos e responsáveis para ações futuras. Durante esta fase devem evitar-se assuntos que não estão contemplados na agenda inicial, bem como proceder à certificação de que todos os participantes estão conscientes das decisões tomadas.
É importante que o condutor da reunião encoraje a participação de todos com a exposição das suas ideias e evite o julgamento durante a apresentação dos membros da equipa. Por fim, é essencial que se faça um resumo da discussão de cada tema para confirmação e validação de todos os participantes. Segue-se a fase pós-reunião com a certificação (Check) de que a ata da reunião é enviada a todos os participantes, bem como a verificação de que os compromissos assumidos na reunião sejam cumpridos dentro dos prazos estabelecidos. A última fase do ciclo (Act) prende-se com uma análise crítica sobre as ações corretivas apresentadas, assim como com a reflexão de cada participante sobre a condução da reunião propriamente dita. Nesta fase é crucial que cada elemento participante realize uma análise SWOT (strengths, weakness, oportunities, threats), com a exposição dos pontos fortes e pontos fracos, assim como possíveis ameaças e oportunidades de melhoria.
Algumas regras gerais contribuem para o sucesso de uma reunião: o moderador da reunião deve compreender os princípios das reuniões eficazes e ter competências de facilitador, bem como dar oportunidade à participação de todos os elementos, garantindo o respeito pela opinião dos outros; evitar interromper o outro; todos os telemóveis devem estar desligados ou colocados em silêncio; o horário do início e término da reunião devem ser cumpridos e a solicitação de um feedback construtivo deve ser requerida.
Considero que as reuniões, quando devidamente planeadas e organizadas, são uma das ferramentas mais vitais no que diz respeito à partilha de ideias e estimulação do espírito de equipa, proporcionando planos de ação que visam, em última análise, melhorar a produtividade.
